Kiedy firma transportowa prawidłowo ewidencjonuje czas pracy kierowców?

Czas pracy kierowców reguluje Kodeks pracy, ale także ustawa o czasie pracy kierowców, która nakłada na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki dotyczące rozliczania oraz ewidencjonowania godzin pracy kierowców wykonujących przewozy drogowe. Ustawa ta obejmuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracy oraz osoby wykonujące przewozy na rzecz przedsiębiorcy w inny sposób, np. w ramach umów cywilnoprawnych, do których zastosowanie ma rozporządzenie nr 561/2006. Ustawa reguluje również przewozy regularne o trasie do 50 km oraz sytuacje, gdy przedsiębiorca osobiście wykonuje przewozy drogowe.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Jednym z głównych obowiązków pracodawcy wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców jest obowiązek poinformowania kierowców o obowiązujących ich przepisach dotyczących czasu pracy. Informacje te powinny być przekazane w formie przyjętej w danym zakładzie pracy, np. poprzez regulamin lub obwieszczenie.

Pracodawcy muszą pamiętać, że nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła obowiązek informacyjny, określony w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi najważniejsze informacje dotyczące jego czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie do 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Informacje te powinny obejmować m.in. dobową i tygodniową normę czasu pracy, zasady odpoczynku, przerw, pracę w godzinach nadliczbowych oraz zasady przemieszczania się między miejscami pracy.

Oświadczenia pracowników

Ustawa o czasie pracy kierowców wprowadza również obowiązek uzyskania od pracowników pisemnych oświadczeń, które mają na celu ułatwienie prawidłowego ustalenia i monitorowania czasu pracy kierowców. Pracodawca powinien otrzymać od zatrudnionego oświadczenie dotyczące jego wymiaru zatrudnienia u innego pracodawcy lub informacji o braku takiego zatrudnienia. Ponadto kierowcy muszą złożyć oświadczenie o liczbie godzin przeznaczanych na przewozy drogowe lub inne czynności wykonywane na podstawie umów cywilnoprawnych.

Choć ustawa nie precyzuje jednoznacznie momentu składania takich oświadczeń to przyjmuje się, że można to zrobić zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i po jego nawiązaniu. W zależności od momentu złożenia, treść oświadczeń może wpłynąć na decyzję pracodawcy o zatrudnieniu kierowcy lub o ustaleniu jego harmonogramu pracy. Warto także zaznaczyć, że w związku z ostatnią nowelizacją Kodeksu pracy, pracodawcy nie mogą zabraniać pracownikom jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innymi pracodawcami lub wykonywania dodatkowych zadań na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że przepisy szczególne lub umowa o zakazie konkurencji stanowią inaczej.

Ewidencja czasu pracy

Ważnym obowiązkiem pracodawców wynikającym z ustawy o czasie pracy kierowców jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zawodowych. Ewidencja prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na dokładność prowadzonych ewidencji, gdyż w razie sporu z pracownikiem to na nich spoczywa ciężar udowodnienia, iż wynagrodzenie zostało ustalone i wypłacone prawidłowo.

Ewidencja czasu pracy powinna obejmować m.in. liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych. Dane te mogą pochodzić z wykresówek, wydruków z tachografów cyfrowych oraz kart kierowców. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku regularnego pobierania danych z tachografu i karty kierowcy – co najmniej raz na 90 dni i co 28 dni odpowiednio.

Kary za naruszenia obowiązków ewidencyjnych

Pracodawcy, którzy nie wywiązują się z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy kierowców, muszą liczyć się z ryzykiem nałożenia kar administracyjnych. Zgodnie z załącznikami do ustawy o transporcie drogowym, za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy grozi kara w wysokości 1000 zł za każdego kierowcę. Fałszowanie ewidencji lub odmowa jej udostępnienia kontrolerom naraża pracodawcę na mandat w wysokości 8000 zł.

Warto też podkreślić, że zgodnie z orzecznictwem sądowym, to na pracodawcy ciąży odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji. Brak odpowiedniej ewidencji może skutkować karami finansowymi, ale również trudnościami w obronie swoich interesów w razie ewentualnego sporu z pracownikiem.

Kancelaria be law. Radcy Prawni ma wieloletnie doświadczenie we współpracy z firmami z sektora TSL, wspierając przedsiębiorców prawnie i biznesowo. Pomoc kancelarii obejmuje doradztwo w zakresie obowiązujących przepisów oraz reprezentację w postępowaniach sądowych.

Zapraszamy do kontaktu – powierzając nam swoje sprawy, zyskują Państwo nie tylko pewność prawnego bezpieczeństwa, ale także więcej czasu na rozwój swojego biznesu. Siedziba naszej kancelarii znajduje się w Bydgoszczy, ale w sprawach z zakresu prawa transportowego obsługujemy klientów z całej Polski, również online.